Zmiany

Ochrona danych osobowych (RODO) – obowiązki pracodawcy

by Karolina Karolina Brak komentarzy

Wykładnia przepisów RODO w kwestiach związanych z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy oraz na podstawie cywilnoprawnych lub niepracowniczych form zatrudniania (umowa o dzieło, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług) wciąż budzi wiele wątpliwości. Warto podsumować – opierając się m.in. na interpretacjach zastosowanych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych – kluczowe zasady obowiązujące w codziennym funkcjonowaniu w środowisku pracy.

Dane osobowe uzyskane w procesie rekrutacji

Niezależnie od sposobu, w jaki pracodawca poszukuje kandydatów do pracy, proces ten wiąże się z pozyskaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, tj. w CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych itp. Potencjalny pracodawca nie może żądać danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Oznacza to, że danych nie wolno zbierać na zapas, ,,na wszelki wypadek”, tj. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji celu przez administratora ( pracodawcy).

Dane kandydata pozyskane w procesie rekrutacyjnym można wykorzystać do celów przyszłych rekrutacji tylko wtedy, gdy wyrazi on na to zgodę. W przeciwnym razie, pracodawca ma obowiązek niezwłocznego ich usunięcia.

Umowa z pośrednikiem a RODO

Jeśli pracodawca współpracuje z podmiotami zajmującymi się publikacją ogłoszeń o pracę, powinien zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych – gdy ten podmiot będzie przetwarzał dane kandydatów wyłącznie w imieniu i na rzecz pracodawcy.

O jakie dane osobowe nie wolno pytać podczas rekrutacji

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy unikać zadawania pytań, które mogłyby danego kandydata:
-zawstydzić,
-naruszyć jego prawo do prywatności, lub
-naruszyć jego dobra osobiste.

Zakazane jest zadawanie pytań kandydatowi dotyczących np. wyznania, przekonań politycznych czy planowanego potomstwa.

Niedopuszczalne jest pozyskiwanie informacji na temat kandydata od jego poprzedniego pracodawcy, jeżeli kandydat nie wyraził na to zgody. Samo złożenie przez niego referencji od poprzedniego nie uprawnia potencjalnego przyszłego pracodawcy do kontaktu z wystawiającym załączone referencje. Podczas procesu rekrutacji wiodącym źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat.

Przetwarzanie danych osobowych z niezamawianych a nadesłanych CV

Gdy firma nie prowadzi rekrutacji, a kandydat sam wysyła do niej CV, pracodawca powinien rozważyć, czy rozpoczyna rekrutację, czy też nie jest zainteresowany zatrudnieniem nowych pracowników.
a) Jeżeli zdecyduje się na przeprowadzenie rekrutacji – musi niezwłocznie wypełnić obowiązek informacyjny wobec takiej osoby i rozpocząć działania zmierzające do zawarcia umowy.
b) Jeżeli nie zdecyduje się na przeprowadzenie rekrutacji – powinien niezwłocznie usunąć dane osobowe.

Przetwarzanie danych osobowych podczas okresu zatrudnienia

Zgodnie z art. 22 § 2 i 4 kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika, którego zdecydował się zatrudnić, podania – niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji – także:
1) innych jego danych osobowych, jak np. imiona, nazwiska i daty urodzenia jego dzieci – jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika,
3) innych jego danych osobowych niż pozyskane w procesie rekrutacji i wskazane wyżej – jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów prawa.

Kontrolowanie poczty elektronicznej

Wiele niedopowiedzeń dotyczy kwestii monitorowania czynności pracownika podczas pracy. Pracodawca może kontrolować pocztę elektroniczną swoich pracowników, ale musi pamiętać, że to upoważnienie dotyczy tylko służbowej poczty elektronicznej. Ma takie prawo, gdy jest to Niezbędne do zapewnienia organizacji pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. To uprawnienie zostało przewidziane w art. 22 k.p.

Powierzenia danych osobowych benefit

Pracodawcy coraz częściej oferują swoim pracownikom korzystanie z tzw. Kart benefisowych, które jest w pełni dobrowolne. Jednak pracodawca nie może udostępniać danych osobowych pracowników podmiotom świadczącym usługi benefitowe bez ich wiedzy i zgody. Przetwarzanie przez takie podmioty danych osobowych pracowników lub innych osób zgłoszonych do programu odbywa się zatem na podstawie wyrażonej przez nich zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO.

„Umowy śmieciowe” kontra RODO

Przepisy prawa cywilnego nie określają wprost zakresu danych, które można pozyskiwać podmiot zatrudniający w ramach niepracowniczych form zatrudnienia. Prawo cywilne wyznacza zasadę swobody umów. Ta zaś umożliwia dowolne kształtowanie treści umów, o ile nie sprzeciwia się to charakterowi oraz naturze stosunku zobowiązującego.
Podmiot zatrudniający powinien zatem przeanalizować zakres danych, których zebranie jest konieczne w związku z realizacją umowy i ciążącymi na nim obowiązkami wynikającymi z umowy (np. wypłata wynagrodzenia) lub z przepisów prawa (np. płatność składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne). Co istotne, nie ma on tu pełnej swobody, ponieważ jest związany wymogami określonymi przez postanowienia RODO, a w szczególności zasadą ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.

Najważniejszy jest cel przetwarzania

Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania, dane osobowe można przechowywać przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których te dane są przetwarzane. Przy określeniu czasu przechowywania, podmiot zatrudniający powinien wziąć pod uwagę:
1. Okres trwania umowy,
2. Okres ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z umową (okres przedawnienia roszczeń),
3. Obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Samą podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z wykonaniem umowy cywilnoprawnej jest niezbędność do:
– wykonania umowy przez osobę, która jest stroną umowy, której dane dotyczą, lub
– podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Opracowano na podstawie Rzeczpospolita 29 listopada 2018 r. J.Obniska, Ochrona danych osobowych: dekalog pracodawcy

Rząd bierze się za urlopy i umowy

by Karolina Karolina Brak komentarzy

Rząd bierze się za urlopy i umowy. Szykują się poważne zmiany w Kodeksie Pracy. Rząd szykuje zmiany w Kodeksie Pracy. Wciąż więcej niewiadomych niż pewników, ale najprawdopodobniej czekają nas zmiany w urlopach i wprowadzenie nowych typów umów. Czy umowy cywilnoprawne znikną? Czy 26-dniowy urlop będzie przysługiwał bez względu na staż pracy? Odpowiedzi na te pytania uzyskasz w Biuro Rachunkowe LASUR

Od stycznia 2018r. plik kontrolny JPK VAT dla małych firmy

by Karolina Karolina Brak komentarzy

W 2018 r. prawie 2 mln przedsiębiorców będzie musiało przekazywać rejestry podatku VAT w formie elektronicznej JPK

Jednolity Plik Kontrolny to nowy sposób składania informacji fiskalnej przez firmy. Wcześniej kontrole fiskusa w przedsiębiorstwach były wyrywkowe.

Dzięki JPK Twoja firma poda fiskusowi kluczowe informacje, dane dotyczące

zakupów i sprzedaży, wpływów i płatności oraz stanu zapasów w magazynie. Wszystkie dane mają być odpowiednio wyselekcjonowane i wyeksportowane do pliku w formacie XML według z góry ustalonego schematu i struktury.

Niektóre firmy muszą przygotowywać aż siedem rodzajów plików. Dotyczą one danych z ksiąg rachunkowych – plik jpk_kr.xml, wyciągów bankowych – jpk_wb.xml, stanu magazynu – jpk_mag.xml, podatkowej księgi przychodów i rozchodów – jpk_pkpir.xml, ewidencji przychodów – jpk_ewp.xml, faktur VAT – jpk_fa.xml i ewidencji zakupu i sprzedaży VAT – jpk_vat.xml.

Czy JPK oznacza dodatkowe koszty?

Wszystkie wymagane dane z wewnętrznych systemów księgowych trzeba przenieść do pliku XML. Zakres ingerencji informatycznych zależy od tego, jakich systemów księgowych i informatycznych używa dana firma lub obsługujące ją biuro księgowo-rachunkowe. W niektórych firmach może wystarczyć proste oprogramowanie współpracujące ze źródłem danych, w innych wymagana może być aktualizacja lub zainstalowanie nowego systemu.

Rodzinne Biuro Rachunkowe LASUR od wielu lat korzysta z profesjonalnego oprogramowania zgodnego z wytycznymi Ministerstwa Finansów. LASUR tworzy i wysyła pliki JPK umożliwiając współpracę na najwyższym poziomie.

Zapraszam do współpracy
LASUR – Biuro Księgowe Warszawa Ochota
tel:501 062 715
Warszawa Ochota

Współpraca z biurem rachunkowym Lasur

by Karolina Karolina Brak komentarzy

Każdy przedsiębiorca na początku swojej kariery staje przed trudnym dylematem związanym z księgowością. Jedni decydują się wziąć na własne barki rozliczenia podatkowe, inni zaś oddają to w ręce doświadczonych księgowych. I choć nie ma przymusu korzystania z usług biur rachunkowych, to jednak zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na współpracę z nimi. Dlaczego? Oto kilka zalet, dla których warto korzystać z ich usług.

Pomoc podatkowa

Kiedy prowadzisz księgowość swojej firmy samodzielnie, zastanawiasz się często w jaki sposób zoptymalizować podatki. Prawo podatkowe zmienia się regularnie, dlatego też musisz być na bieżąco z wprowadzanymi zmianami, aby Twoje rozliczenia podatkowe były prawidłowe. Co więcej często zdarza się, że przedsiębiorca nie wie co może, a czego nie może wrzucić w koszty firmy. Aby uniknąć kar ze strony Urzędu Skarbowego warto jest powierzyć księgowość komuś doświadczonemu, biurom rachunkowym. Twoje obowiązki podatkowe ograniczą się wówczas do przekazywania faktur i opłacania gotowych przelewów za podatek.

Reprezentowanie podatnika w urzędach

Każdy, kto zakłada działalność gospodarczą musi regularnie odwiedzać urzędy między innymi ZUS czy US. Składanie deklaracji to główny powód dla którego każdego miesiąca musisz przeznaczyć przynajmniej jeden dzień na załatwienie formalności w urzędach. Oczywiście, jeśli podejmujesz współpracę z biurem rachunkowym, to załatwi to za Ciebie Twoja księgowa. Nie będziesz więc musiał myśleć o terminach składania deklaracji i jeździć do urzędów – współpracując z doświadczonym biurem automatycznie jesteś reprezentowany przez księgową w urzędach.

Rozliczenia podatkowe

Każdy przedsiębiorca jest zmuszony do rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Wypełnianie i składanie deklaracji to jedno, a rozliczanie wszystkiego to drugie. Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga nie tylko czasu ale i wiedzy. Musisz wiedzieć co i w jakich proporcjach możesz odliczyć z kosztów przychodu, co musisz uwzględnić w deklaracji i przede wszystkim nie możesz popełnić błędu w kalkulacji. Dlatego też jeśli nie znasz się na księgowości, lepiej pozostaw do komuś z doświadczeniem. Będziesz miał pewność, że wszystko będzie rozliczone zgodnie z prawem, a ty będziesz mógł spać spokojnie.

Mniej obowiązków

Powierzając swoje dokumenty księgowe doświadczonym osobom masz pewność, że rachunkowość Twojej firmy będzie prawidłowo prowadzona. Pozbędziesz się więc dodatkowych zajęć oraz problemów, co zaś przełoży się na efektywniejszą pracę i rozwój Twojej firmy.

Oszczędność czasu

Współpraca z biurem rachunkowym Lasur to jednym słowem wygoda. Dzięki temu oszczędzisz mnóstwo czasu i siłą rzeczy również i nerwów. W czasie gdy ktoś będzie zajmować się rozliczaniem, Ty możesz poświęcić się na rozwój swojego biznesu lub po prostu spędzić miłe chwile z najbliższymi. Nie da się ukryć, że prowadzenie księgowości nawet w małej firmie wymaga wielu wyrzeczeń i mnóstwa czasu, szczególnie jeśli nie masz w tym temacie doświadczenia. Dlatego też warto sprawdzić ofertę na usługi księgowe.

Podsumowanie

Rozliczenia podatkowe to nie łatwe zadanie. Jeśli nie wiesz jak się do tego zabrać, nie wahaj się i podejmij współpracę z doświadczonym biurem rachunkowym, który zrobi wszystko za Ciebie. Co więcej osoby, które dopiero planują otwarcie swojej firmy mogą liczyć na załatwienie wszelkich formalności z tym związanych. Biuro rachunkowe Lasur Warszawa Ochota, to nie tylko rozliczenia, ale i wsparcie dla przedsiębiorcy. Co więcej nie jest to wcale duży wydatek, a ponadto usługi księgowe spokojnie możesz wliczyć w koszty, dzięki czemu obniżysz swoje podatki.

Zapraszam do współpracy
Rodzinne Biuro Rachunkowe LASUR – Iwona Woźniak
tel. 501 062 715
Warszawa Ochota

Dowiedz się więcej o naszych usługach – Usługi LASUR

Zmiana biura rachunkowego

by Karolina Karolina Brak komentarzy

Biuro rachunkowe LASUR zajmuje się prowadzeniem księgowości w dużych i małych firmach. Jeżeli Twoja księgowa nie radzi sobie z obsługą księgową firmy to zapraszamy do naszego biura. Nasza wykwalifikowana kadra gwarantuje rzetelną oraz fachową obsługę księgową zarówno małych jak i dużych przedsiębiorstw.

Wybierz nasze biuro – skontaktuj się z nami – przeprowadzimy całą procedurę dotyczącą zmiany!

Zajmujemy się przedsiębiorstwem od strony finansowej i formalnej, a dzięki naszemu wsparciu przedsiębiorca może skupić się na profilu działalności. W zakres naszej działalności wchodzi m.in.: prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego i karty podatkowej, prowadzenie ksiąg handlowych czy rozliczenia płacowe.

Sprawdź nasze usługi i dołącz do grona zadowolonych klientów – Usługi LASUR

Zapraszamy do kontaktu